ChatGPTを仕事で活用する方法とは？メール作成からマクロ作成まで、業務効率化事例を徹底解説

「ChatGPTが仕事の生産性を上げると聞いたけれど、自分の業務でどう使えばいいのか分からない」。

「話題だから一度試してみたが、結局使わなくなってしまった」。

このように感じている方も多いのではないでしょうか。

しかし、これまでのやり方を続けていては、いつまでも生産性は上がりません。

周囲が生成AIを活用していく中で、自分だけが取り残されてしまう未来が訪れる可能性があります。

この記事では、ChatGPTを仕事に活かすための実践的なポイントを分かりやすく紹介します。

ChatGPTを仕事で活用する必要性とは？

個人の生産性の低下は、いずれチームや会社全体にも影響を及ぼしかねません。

会社の生産性が落ちれば、売上や利益は上がらず、従業員の給料も上がらないという未来も考えられます。

生成AIを使わないと生産性で取り残される未来

今、多くのビジネスパーソンが生成AIを使い始めています。

もしこの流れに乗らずにいると、周りの生産性が向上する中で自分だけが遅れを取ってしまい、相対的に生産性が低い人材と見なされてしまう危険性があります。

個人の生産性の問題は、やがて組織全体へと波及していく可能性があるのです。

業務効率化による残業ゼロの実現も可能

ChatGPTの導入支援を行ったあるクライアント企業では、従業員一人あたり月平均で14時間もの業務時間削減に成功しました。

人によっては、この業務効率化によって残業がゼロになるほどの大きなインパクトが生まれています。

ChatGPTをうまく活用することで、時間的な余裕を生み出し、より重要な業務に集中できる環境を整えることが可能です。

ChatGPTとは？仕事のパートナーになる超優秀なAI

ChatGPTは、OpenAI社が開発した、自然な言語で対話ができるAIです。

その知識の豊富さと使いやすさ、そして多様なビジネスシーンで活用できる汎用性の高さから、生成AIの象徴的な存在として世界中で認知されています。

正しく使いこなせば、あなたの業務を強力にサポートするパートナーとなります。

24時間365日使えるスーパー秘書

ChatGPTは、あなたのそばに24時間365日いてくれる「超スーパー秘書」のような存在とイメージすると分かりやすいでしょう。

質問や指示に対して迅速かつ的確に応えてくれるため、時間や場所を選ばずに業務をサポートしてくれます。

アメリカの司法試験や日本の医師免許に合格するほどの賢さ

ChatGPTは驚くほど賢く、その能力はアメリカの司法試験や日本の医師国家試験に合格するレベルに達しています。

最新のバージョンでは、数学オリンピックの予選を通過するほどの高度な問題解決能力も示しました。

このような非常に優秀なAIが、いつでもあなたのビジネスパートナーとして支えてくれるのです。

ChatGPTを仕事で活用する際の注意点と対策

ChatGPTは非常に便利ですが、仕事で利用する際には情報漏洩のリスクについて正しく理解しておく必要があります。

これさえ押さえておけば、安心して活用を進めることができます。

会社の機密情報や顧客データ漏洩のリスクと実際の事件例

会社の機密情報や顧客の個人データなどを安易にChatGPTに入力すると、意図せず外部に情報が漏洩してしまうリスクが伴います。

実際に、韓国の大手企業であるSamsungでは、従業員が会社の情報を入力したことで外部に情報が漏洩するという事件も発生しました。

便利なツールだからこそ、慎重な取り扱いが求められます。

【対策】情報漏洩を防ぐ2つの方法

情報漏洩のリスクは、適切な設定によって防ぐことが可能です。

一つ目は「オプトアウト機能」です。

設定で「モデルを改善するためにデータを学習に利用する」という項目をオフにすれば、入力したデータが学習に使われなくなり、漏洩リスクを低減できます。

二つ目は、チームや組織で利用する場合は、セキュリティが強化された「ChatGPT Team」プランに加入することです。

より安全な環境でChatGPTを活用できます。

社外秘情報や個人データは絶対に安易に入力しないようご注意ください。

ChatGPTを使った業務効率化の具体的な活用方法6選

ここからは、ChatGPTの具体的な活用事例を6つ紹介します。

ビジネスメールの作成からアイデアの具現化、議事録作成、契約書チェック、マーケティング分析、そしてマクロ作成まで、幅広い業務に応用可能です。

これらのChatGPT 活用事例を参考に、ぜひご自身の業務改善にお役立てください。

【事例1】ビジネスメールの作成方法