ChatGPTを仕事で活用する方法とは？メール作成からマクロ作成まで、業務効率化事例を徹底解説

「ChatGPTが仕事の生産性を上げると聞いたけれど、自分の業務でどう使えばいいのか分からない」。

「話題だから一度試してみたが、結局使わなくなってしまった」。

このように感じている方も多いのではないでしょうか。

しかし、これまでのやり方を続けていては、いつまでも生産性は上がりません。

周囲が生成AIを活用していく中で、自分だけが取り残されてしまう未来が訪れる可能性があります。

この記事では、ChatGPTを仕事に活かすための実践的なポイントを分かりやすく紹介します。

ChatGPTを仕事で活用する必要性とは？

個人の生産性の低下は、いずれチームや会社全体にも影響を及ぼしかねません。

会社の生産性が落ちれば、売上や利益は上がらず、従業員の給料も上がらないという未来も考えられます。

生成AIを使わないと生産性で取り残される未来

今、多くのビジネスパーソンが生成AIを使い始めています。

もしこの流れに乗らずにいると、周りの生産性が向上する中で自分だけが遅れを取ってしまい、相対的に生産性が低い人材と見なされてしまう危険性があります。

個人の生産性の問題は、やがて組織全体へと波及していく可能性があるのです。

業務効率化による残業ゼロの実現も可能

ChatGPTの導入支援を行ったあるクライアント企業では、従業員一人あたり月平均で14時間もの業務時間削減に成功しました。

人によっては、この業務効率化によって残業がゼロになるほどの大きなインパクトが生まれています。

ChatGPTをうまく活用することで、時間的な余裕を生み出し、より重要な業務に集中できる環境を整えることが可能です。

ChatGPTとは？仕事のパートナーになる超優秀なAI

ChatGPTは、OpenAI社が開発した、自然な言語で対話ができるAIです。

その知識の豊富さと使いやすさ、そして多様なビジネスシーンで活用できる汎用性の高さから、生成AIの象徴的な存在として世界中で認知されています。

正しく使いこなせば、あなたの業務を強力にサポートするパートナーとなります。

24時間365日使えるスーパー秘書

ChatGPTは、あなたのそばに24時間365日いてくれる「超スーパー秘書」のような存在とイメージすると分かりやすいでしょう。

質問や指示に対して迅速かつ的確に応えてくれるため、時間や場所を選ばずに業務をサポートしてくれます。

アメリカの司法試験や日本の医師免許に合格するほどの賢さ

ChatGPTは驚くほど賢く、その能力はアメリカの司法試験や日本の医師国家試験に合格するレベルに達しています。

最新のバージョンでは、数学オリンピックの予選を通過するほどの高度な問題解決能力も示しました。

このような非常に優秀なAIが、いつでもあなたのビジネスパートナーとして支えてくれるのです。

ChatGPTを仕事で活用する際の注意点と対策

ChatGPTは非常に便利ですが、仕事で利用する際には情報漏洩のリスクについて正しく理解しておく必要があります。

これさえ押さえておけば、安心して活用を進めることができます。

会社の機密情報や顧客データ漏洩のリスクと実際の事件例

会社の機密情報や顧客の個人データなどを安易にChatGPTに入力すると、意図せず外部に情報が漏洩してしまうリスクが伴います。

実際に、韓国の大手企業であるSamsungでは、従業員が会社の情報を入力したことで外部に情報が漏洩するという事件も発生しました。

便利なツールだからこそ、慎重な取り扱いが求められます。

【対策】情報漏洩を防ぐ2つの方法

情報漏洩のリスクは、適切な設定によって防ぐことが可能です。

一つ目は「オプトアウト機能」です。

設定で「モデルを改善するためにデータを学習に利用する」という項目をオフにすれば、入力したデータが学習に使われなくなり、漏洩リスクを低減できます。

二つ目は、チームや組織で利用する場合は、セキュリティが強化された「ChatGPT Team」プランに加入することです。

より安全な環境でChatGPTを活用できます。

社外秘情報や個人データは絶対に安易に入力しないようご注意ください。

ChatGPTを使った業務効率化の具体的な活用方法6選

ここからは、ChatGPTの具体的な活用事例を6つ紹介します。

ビジネスメールの作成からアイデアの具現化、議事録作成、契約書チェック、マーケティング分析、そしてマクロ作成まで、幅広い業務に応用可能です。

これらのChatGPT 活用事例を参考に、ぜひご自身の業務改善にお役立てください。

【事例1】ビジネスメールの作成方法

定型的な言い回しや丁寧な表現が求められるビジネスメールの作成は、意外と時間がかかるものです。

ChatGPTを使えば、適切なビジネスメールを一瞬で作成できます。

例えば、取引先に対して納期の遅延を優しく指摘し、今後の関係性を悪化させずに進行をスムーズにしたい、といった複雑な状況のメール文案も、的確な指示（プロンプト）を与えることで、丁寧かつ目的を達成するための文章を生成してくれます。

【事例2】アイデアやイメージを具現化する方法

頭の中にあるデザインや企画のイメージが、上司や顧客にうまく伝わらず、何度も手戻りが発生した経験はありませんか。

ChatGPTに「プロの家具デザイナー」といった役割を与え、ターゲット層や素材などの条件を伝えることで、斬新なアイデアをテキストで提案させることができます。

さらに、そのアイデアを基に画像を生成させることで、目に見える形となり、関係者とのコミュニケーションが円滑に進みます。

【事例3】議事録の作成方法

会議の議事録作成は、手間のかかる作業の一つです。

会議の音声を文字起こししたデータをChatGPTに入力し、「会議の目的」「決定事項」「宿題」といった要点をまとめて出力するように指示すれば、わずか数十秒で精度の高い議事録の骨子が完成します。

あとは参加者などの情報を追記し、少し手直しを加えるだけで済むため、これまで議事録作成にかけていた時間を大幅に短縮できます。

【事例4】契約書のリスクチェック方法

取引先から送られてきた契約書を、専門家ではない担当者が一から読み解くのは大変な労力と時間がかかります。

ChatGPTに契約書のテキストデータを読み込ませることで、自社にとって不利になり得る条文や潜在的なリスクを自動で抽出させることが可能です。

これにより、重点的に確認すべきポイントが明確になり、弁護士に確認を依頼する際も手間が省け、結果的に確認時間や費用の削減につながります。

【事例5】マーケティング分析の方法

データ分析は、担当者のスキルや経験によってスピードと品質に差が出やすい業務です。

ChatGPTにExcelなどの分析対象データを添付し、プロのマーケターとして分析やグラフ化を指示することで、経験の浅い担当者でもベテラン社員に近いスピードとクオリティで分析結果を得られます。

例えば、農産物の消費データから消費量の多い県と少ない県をグラフ化し、消費量が少ない県向けのマーケティング施策を提案させる、といった高度な分析も可能です。

【事例6】マクロ（VBA）の作成方法

Excelなどで行う定型作業の業務自動化に役立つマクロですが、作成にはプログラミング知識が必要なため、扱える人が限られている職場は少なくありません。

ChatGPTを使えば、コーディングの知識がなくても、「どのシートのどのデータを、どのように処理したいか」を日本語で具体的に指示するだけで、マクロ（VBAコード）を生成してくれます。

これにより、特定の人に依存することなく、誰でも業務の自動化を進めることができます。

Q&A

ChatGPTを仕事で活用する一番のメリットは何ですか？

作業時間の大幅な短縮や、今までできなかった業務自動化・効率化が実現できる点です。

情報漏洩リスクは本当に防げますか？

オプトアウト機能や専用プランの利用でリスクは大きく下げられますが、機密情報の取り扱いには常に注意が必要です。

具体的な活用事例はどんな業務に当てはまりますか？

メール作成・アイデアの可視化・議事録作成・契約書チェック・マーケ分析・マクロ作成など、多様な業務で応用できます。

ChatGPT仕事活用法のまとめ

本記事では、ChatGPTを仕事で活用する必要性から、具体的な業務効率化の事例、そして安全に使うための注意点までを解説しました。

ご紹介したメール作成や議事録作成、データ分析などの活用方法は、明日からでも試せるものばかりです。

ChatGPTのビジネス活用は、単に作業時間を短縮するだけではありません。

それによって生まれた時間を使って、新しい企画に挑戦したり、より付加価値の高い本来やるべき業務に集中したりすることができます。

このようなChatGPTによる業務改善は、個人の成果を最大化し、ひいては企業全体の生産性向上や売上アップにもつながる、強力な一手となり得ます。

まずはこの記事で紹介した中から、ご自身の業務に最も近いものを一つ選んで試してみてはいかがでしょうか。

事業成長への大きな一歩は、その小さな挑戦から始まります。

興味のある方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください👇