Wordでの資料作成が劇的に変わる！Copilotの賢い使い方と生産性を上げるコツ

日々のWordでの資料作成に、多くの時間を費やしていませんか。

企画書や報告書をゼロから作成する際、構成や細部の修正に追われ、気づけば数時間が経過しているという経験は、多くの方がお持ちでしょう。

このような資料作成の負担は、本来注力すべきコア業務の時間を奪い、ビジネスチャンスを逃す一因になりかねません。

この記事では、Microsoftが提供するAI「Copilot」を活用し、Wordでの資料作成時間を半分以下に短縮する方法を具体的に解説します。

これまで多くの企業でAI活用支援を行い、実際に生産性を大幅に向上させてきた実績に基づいた、実践的な内容です。

資料作成のドラフト作成からレビューまで、Copilotがいかに業務を効率化し、生産性を飛躍的に向上させるかをご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

Word資料作成の時間を劇的に短縮するためのAI活用方法を、実体験をもとに解説します。

Word業務にAI活用が必要な理由

日々の資料作成業務には、見えない時間的コストが潜んでいます。

この課題を解決し、企業全体の生産性を向上させるために、AIの活用が不可欠です。

日々の資料作成に潜む時間的課題

企画書や報告書をゼロから作成する作業は、構成、内容の検討、細かな修正など、多くの時間と労力を要します。

この資料作成に多くの時間を費やすことで、より付加価値が高く、売上に直結するようなビジネス活動に集中できなくなってしまいます。

この状況が、本来得られるはずだったビジネスチャンスを逃すという「利用できない原因」にも繋がりかねません。

Copilotがもたらす生産性の飛躍的な向上

Copilotを活用することで、資料作成のプロセスは劇的に変わります。

例えば、メンバーがCopilotで報告書のドラフトを作成し、上司はその内容をCopilotで要約してチェックするといった連携が可能です。

ドラフト作成とレビューの両面でAIを活用できるため、組織全体の生産性が飛躍的に向上します。

Word業務を効率化するCopilotとは

Wordの生産性を向上させるCopilotは、どのようなツールなのでしょうか。

その概要と手軽な操作方法について解説します。

Microsoft 365 Copilotの概要

Copilotは、Microsoft 365製品に搭載されたAIであり、正式名称を「Microsoft 365 Copilot」と言います。

この素晴らしい機能紹介からもわかるように、Wordだけでなく、ExcelやPowerPointなど、他のMicrosoft 365アプリケーションの生産性向上も実現してくれます。

AIの活用と聞くと、新しいツールに慣れることへの抵抗を感じる方もいるかもしれません。

普段のWord画面で使える手軽な操作方法

Copilotの大きな特徴は、普段使い慣れたWordの画面上でそのままAI機能を利用できる点です。

特別なアプリケーションを立ち上げる必要はなく、Wordを開いてCopilotのアイコンをクリックするだけで、すぐに指示を出すことができます。

この手軽さが、AI活用のハードルを大きく下げてくれます。

これがCopilotの「使い方 基本」です。

WordでCopilotを活用するメリット

CopilotをWord業務に取り入れることで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

3つの大きな利点をご紹介します。

報告書や企画書のドラフトを瞬時に作成

数行のテキストを入力するだけで、数ページにわたる報告書や、テーマに沿った最適な目次構成の資料を作成できます。

ゼロから考える大きな手間と苦労から解放され、ドラフト作成があっという間に完了します。

高品質な文章をAIが自動で提案

Copilotは膨大な量のデータを学習しているため、提案書や企画書といったビジネス文書の「最適解」を熟知しています。

その知識を基にドラフトを生成するため、非常に質の高いものが驚くほどの速さで出来上がります。

資料作成時間を削減し、コア業務への集中を促進

日々の資料作成業務をCopilotで効率化することで、多くの時間を創出できます。

その生まれた時間を、営業活動や新たなマーケティング戦略の立案といった、より創造的で売上に直結するコア業務に充てることが可能となり、企業の成長を加速させます。

WordでのCopilot活用事例3選

ここからは、実際のCopilotの活用事例を3つご紹介します。

報告書の作成からブラッシュアップ、さらには要約や質問まで、具体的な操作方法を解説します。

活用事例①：プロンプト入力による報告書の自動作成方法

新人担当者が上司の指示で顧客向けの障害報告書を作成する、という場面を想定してみましょう。

WordのCopilotに「弊社はシステム開発業です。お客様に納品している金融システムがトラブルを起こし、システム停止してしまいました。早急に復旧作業を終え、現在は安定稼働しています。事象発生から復旧までの障害報告書を作成してください。復旧作業は時系列で記載してください。A4で3枚程度にまとめてください」といった具体的なプロンプトを入力します。

すると、わずか数十秒で概要、障害詳細、復旧作業の経過、結論までが整理された精度の高い報告書が完成します。

活用事例②：既存資料のブラッシュアップ方法（表への変換・文章の書き換え）

AIが作成した文章が、単なる羅列で見づらいと感じる場合があります。

例えば、時系列で記載された復旧作業の経過部分を選択し、Copilotに「表として視覚化」を指示するだけで、瞬時に見やすい表形式に変換してくれます。

また、文章を選択して「謝罪も入れてください」と指示すれば、謝罪文を追記してくれるなど、文章の書き換えも簡単に行えます。

このような「トラブル対応方法」を知っておくと、資料の質をさらに高めることができます。

活用事例③：長文資料の要約とピンポイントでの質問方法

ページ数の多い資料の内容を短時間で把握したい場合、Copilotは強力な味方になります。

Copilotに「このドキュメントを要約する」と指示すれば、長文の資料から重要なポイントだけを抽出して要約を作成してくれます。

さらに、要約に記載された番号をクリックすると、本文の該当箇所にジャンプできるため、詳細の確認もスムーズです。

また、「具体的プロセスについて詳細を教えて」のように、資料の内容についてピンポイントで質問し、必要な情報を的確に抽出することも可能で、これが問題解決の糸口となる「解決策」を見つける手助けになります。

WordでCopilotを使いこなすコツと注意点

Copilotを最大限に活用するためには、いくつかのコツと注意点を理解しておくことが重要です。

これらを知ることで、より効果的かつ安全にAIを活用できます。

コツ：プロンプトテンプレートを有効活用

「良いプロンプトが書けない」と感じる方でも、心配は無用です。

Copilotには、様々な用途に応じたプロンプトのテンプレートが豊富に用意されています。

これらのテンプレートを活用するだけで、誰でも簡単に、質の高い指示をAIに与えることができ、作業を迅速に進めることが可能です。

注意点：AIが生成した文章は必ず人間がレビューする理由

AIが作成した文章を、レビューせずにそのまま上司や顧客に提出することは危険です。

AIは非常に優秀ですが、完璧ではありません。

あくまで膨大なデータから確率の高い文章を生成しているに過ぎないため、必ず人間の目で最終チェックを行い、目的に合わせてブラッシュアップすることが重要です。

AIが生成したものはドラフトと捉え、自身の知識やノウハウで完成度を高めていくという考え方が、「使えない時の対応策」としても有効です。

Copilotを使いこなすには「テンプレート活用」と「人のレビュー」が不可欠です

AIが生成した文章は必ず人の目で最終チェックを行い、目的に合った内容かを確認してください。。

Q&A

Copilotの操作は難しくありませんか？

Wordの普段の画面上でアイコンをクリックするだけで使えるため、初めての方でも簡単に操作できます。

AIが作成した資料をそのまま使っても大丈夫ですか？

必ず人間の目で内容を確認し、必要に応じて修正や加筆を行うことが重要です。

Copilotを使うことでどれくらい業務が楽になりますか？

報告書や企画書のドラフト作成が瞬時に終わるなど、資料作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

Word業務におけるAI活用のまとめ

AIを使った業務効率化に関心をお持ちだからこそ、今この文章を読んでくださっていることでしょう。

CopilotはまだChatGPTほど広く知られていません。

だからこそ、今使い始めることで、あなたは周囲よりも一足先にAIを使いこなす存在になれるのです。

このわずかな差が、1年後、2年後、そして10年後には、あなたのビジネスや会社に大きなアドバンテージをもたらすはずです。

ぜひ、今日からCopilotを使い始め、未来の成功に向けた一歩を踏み出しましょう。

興味のある方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください👇