Wordでの資料作成が劇的に変わる！Copilotの賢い使い方と生産性を上げるコツ

日々のWordでの資料作成に、多くの時間を費やしていませんか。

企画書や報告書をゼロから作成する際、構成や細部の修正に追われ、気づけば数時間が経過しているという経験は、多くの方がお持ちでしょう。

このような資料作成の負担は、本来注力すべきコア業務の時間を奪い、ビジネスチャンスを逃す一因になりかねません。

この記事では、Microsoftが提供するAI「Copilot」を活用し、Wordでの資料作成時間を半分以下に短縮する方法を具体的に解説します。

これまで多くの企業でAI活用支援を行い、実際に生産性を大幅に向上させてきた実績に基づいた、実践的な内容です。

資料作成のドラフト作成からレビューまで、Copilotがいかに業務を効率化し、生産性を飛躍的に向上させるかをご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

Word資料作成の時間を劇的に短縮するためのAI活用方法を、実体験をもとに解説します。

Word業務にAI活用が必要な理由

日々の資料作成業務には、見えない時間的コストが潜んでいます。

この課題を解決し、企業全体の生産性を向上させるために、AIの活用が不可欠です。

日々の資料作成に潜む時間的課題

企画書や報告書をゼロから作成する作業は、構成、内容の検討、細かな修正など、多くの時間と労力を要します。

この資料作成に多くの時間を費やすことで、より付加価値が高く、売上に直結するようなビジネス活動に集中できなくなってしまいます。

この状況が、本来得られるはずだったビジネスチャンスを逃すという「利用できない原因」にも繋がりかねません。

Copilotがもたらす生産性の飛躍的な向上

Copilotを活用することで、資料作成のプロセスは劇的に変わります。

例えば、メンバーがCopilotで報告書のドラフトを作成し、上司はその内容をCopilotで要約してチェックするといった連携が可能です。

ドラフト作成とレビューの両面でAIを活用できるため、組織全体の生産性が飛躍的に向上します。

Word業務を効率化するCopilotとは

Wordの生産性を向上させるCopilotは、どのようなツールなのでしょうか。

その概要と手軽な操作方法について解説します。

Microsoft 365 Copilotの概要

Copilotは、Microsoft 365製品に搭載されたAIであり、正式名称を「Microsoft 365 Copilot」と言います。

この素晴らしい機能紹介からもわかるように、Wordだけでなく、ExcelやPowerPointなど、他のMicrosoft 365アプリケーションの生産性向上も実現してくれます。

AIの活用と聞くと、新しいツールに慣れることへの抵抗を感じる方もいるかもしれません。

普段のWord画面で使える手軽な操作方法

Copilotの大きな特徴は、普段使い慣れたWordの画面上でそのままAI機能を利用できる点です。

特別なアプリケーションを立ち上げる必要はなく、Wordを開いてCopilotのアイコンをクリックするだけで、すぐに指示を出すことができます。

この手軽さが、AI活用のハードルを大きく下げてくれます。

これがCopilotの「使い方 基本」です。

WordでCopilotを活用するメリット

CopilotをWord業務に取り入れることで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

3つの大きな利点をご紹介します。

報告書や企画書のドラフトを瞬時に作成

数行のテキストを入力するだけで、数ページにわたる報告書や、テーマに沿った最適な目次構成の資料を作成できます。

ゼロから考える大きな手間と苦労から解放され、ドラフト作成があっという間に完了します。

高品質な文章をAIが自動で提案

Copilotは膨大な量のデータを学習しているため、提案書や企画書といったビジネス文書の「最適解」を熟知しています。

その知識を基にドラフトを生成するため、非常に質の高いものが驚くほどの速さで出来上がります。

資料作成時間を削減し、コア業務への集中を促進

日々の資料作成業務をCopilotで効率化することで、多くの時間を創出できます。

その生まれた時間を、営業活動や新たなマーケティング戦略の立案といった、より創造的で売上に直結するコア業務に充てることが可能となり、企業の成長を加速させます。

WordでのCopilot活用事例3選

ここからは、実際のCopilotの活用事例を3つご紹介します。

報告書の作成からブラッシュアップ、さらには要約や質問まで、具体的な操作方法を解説します。

活用事例①：プロンプト入力による報告書の自動作成方法

新人担当者が上司の指示で顧客向けの障害報告書を作成する、という場面を想定してみましょう。

WordのCopilotに「弊社はシステム開発業です。お客様に納品している金融システムがトラブルを起こし、システム停止してしまいました。早急に復旧作業を終え、現在は安定稼働しています。事象発生から復旧までの障害報告書を作成してください。復旧作業は時系列で記載してください。A4で3枚程度にまとめてください」といった具体的なプロンプトを入力します。

すると、わずか数十秒で概要、障害詳細、復旧作業の経過、結論までが整理された精度の高い報告書が完成します。