Microsoft 365 Copilotを活用した業務効率化術

Microsoft 365に組み込まれたAIツール「Copilot」。

その存在は知っていても、具体的にどのような場面で、どう活用すれば業務の効率化に繋がるのか、まだ掴めていない方も多いのではないでしょうか。

しかし、AIの活用はもはや他人事ではありません。

国内外の競合他社は、すでにAIを導入して生産性向上を実現し始めています。

もし現状のやり方に固執し続ければ、気づいた時には周回遅れになってしまう危険性があります。

本記事では、ITコンサルタントとして多くの企業のAI活用を支援してきた筆者が、Microsoft 365ユーザーなら絶対に知っておくべきCopilotの具体的な活用事例を6つ厳選してご紹介します。

この記事を読めば、明日からすぐに業務を大幅に効率化し、会社の生産性を高める方法が分かります。

Microsoft Copilotの業務活用事例を厳選し、すぐに実践できる方法をご紹介します。

Microsoft Copilotとは？24時間働く超優秀なAI秘書

Microsoft Copilotを一言で表すなら、「24時間365日、いつでもどこでもあなたの業務をサポートする超優秀なAI秘書」です。

Microsoftが開発したこのAIツールは、普段お使いのWord、Excel、PowerPoint、OutlookといったMicrosoft 365のアプリケーションに直接組み込まれており、簡単かつ非常に便利に利用できるのが大きな特徴です。

導入メリットは大きく、日々の業務に追われる経営者にとって力強い味方となるでしょう。

Microsoft 365アプリに組み込まれたAIツール

Copilotは、普段から使い慣れているMicrosoft 365の各種アプリ内でシームレスに機能します。

そのため、新しいツールをゼロから学ぶ必要はありません。

Microsoft 365のライセンスに追加でCopilotの契約をすれば、今すぐにでもその強力なアシスタント機能を使い始めることが可能です。

IT初心者でも大丈夫！後輩に指示する感覚で簡単操作

「自社のメンバーがAIツールを使いこなせるか不安だ」と感じる経営者の方もご安心ください。

Copilotは、ITに詳しくない方でも直感的に、そして簡単に操作できるように設計されています。

例えば、「この文章を要約して」や「支店ごとの売上を集計して」といったように、まるで後輩社員に仕事をお願いするような感覚で指示を出すだけで、Copilotが意図を汲み取って作業を実行してくれます。

Copilot導入前に知るべき2つの注意点（デメリット）

非常に優秀で便利なCopilotですが、導入前に知っておくべき注意点、すなわちデメリットが2つあります。

それは、月額コストが発生することと、AIが生成した結果は必ず人間がレビューする必要があるという点です。

これらの課題を理解しておくことが重要です。

Copilotには、コストとレビュー作業という2つのデメリットがあります。

注意点1：追加の月額コストが発生する

CopilotはMicrosoft 365の標準機能ではなく、追加契約が必要な有料ツールです。

2024年10月時点での料金は、個人向けプランで月額3,200円、法人向けプランでは月額4,497円となっています。

導入を検討する際は、このランニングコストを念頭に置く必要があります。

詳細な料金については、Microsoftの公式ホームページをご確認ください。

注意点2：AIの生成結果は人間のレビューが必須

AIが出力する結果を100%鵜呑みにするのは危険です。

人間がミスをすることがあるように、AIも時には間違いを犯す可能性があります。

そのため、Copilotが生成した文書やデータについては、必ず最終的に人間の目で内容を確認し、必要に応じて手直しを加える作業が不可欠です。

注意点があってもCopilotを導入すべき理由【メリット解説】

「月額料金を払ってまで使う価値はあるのか？」あるいは「結局、人間が確認する手間がかかるなら意味がないのでは？」と感じるかもしれません。

しかし結論から言えば、Copilotを導入する価値は十分にあります。

その最大のメリットは、圧倒的な業務効率化という効果にあります。

Copilotの導入は、作業効率の大幅な向上とコストパフォーマンスの改善につながります。

作業時間を半分以下に短縮できる圧倒的な効率化

これまで多くの時間を費やしていた手作業が、Copilotを活用することで半分以下の時間で完了するケースは決して珍しくありません。

実際に、私自身も多くの業務で作業時間が半分以下になったと実感しています。

この時間短縮効果こそ、Copilotがもたらす最大の導入メリットです。

月2〜3時間の業務削減で導入コストの元は十分に取れる

具体的なコストパフォーマンスで考えてみましょう。

仮に、従業員の時給を2,000円と仮定します。

その場合、Copilotの導入によって毎月わずか2〜3時間分の業務を効率化できるだけで、月額の利用料金の元は十分に取れてしまう計算になります。

【業務別】明日から真似できるCopilotの具体的な活用事例6選

ここからは、業務効率アップの効果が特に高い、Copilotの具体的な活用例集をご紹介します。

皆さんが日常的に使用するWord、PowerPoint、Excel、Outlookの4つのアプリケーションに絞って解説しますので、明日からすぐに真似できる業務活用例ばかりです。

これらの効率化活用例をぜひ試してみてください。

多くの業務でCopilotの実践的な効果を得ることができます。

活用例1：Wordで企画書のドラフトを一瞬で作成する方法

頭の中にアイデアはあっても、それを企画書や報告書の形にまとめるのは時間がかかる作業です。

そんな時、Copilotを使えば、伝えたい企画の概要や構成案を指示するだけで、あっという間に企画書のドラフトを作成してくれます。

構成が明確な場合は、Copilotに正直に伝えるだけで、精度の高い下書きが完成します。

活用例2：Wordで既存の企画書を具体的にブラッシュアップ

作成した企画書の内容が少し薄い、あるいはもっと具体性を加えたいがアイデアが浮かばない、という場面でもCopilotは役立ちます。

対象箇所を選択し、「具体的にして」と指示するだけで、より深掘りされた内容にブラッシュアップしてくれます。

例えば、クラウドファンディングサイトの名前を具体的に列挙するなど、自分では思いつかなかったような提案を得ることも可能です。

活用例3：Word文書からデザイン付きPowerPoint資料を自動生成

Wordで作成した企画書を、デザイン性の高いプレゼンテーション資料に作り直すのは非常に骨の折れる作業です。

Copilotを使えば、対象のWordファイルを指定するだけで、Wordの目次や内容を反映したスライドを自動で生成してくれます。

さらには、内容に合わせた画像まで自動で挿入してくれるため、資料作成の時間を大幅に短縮できます。

活用例4：Excelで複雑な関数を日本語の指示だけで作成

「姓と名の間にあるスペースが全角と半角で混在している」といった複雑な条件でデータを分割する場合、適切な関数の特定に時間がかかることがあります。

Copilotを使えば、「〇〇という条件でデータを分割して」と日本語で指示するだけで、最適な関数を即座に生成し、処理を実行してくれます。

インターネットで関数を調べる手間から解放されます。

活用例5：複数シートをまたぐExcelデータ分析・集計・グラフ化

「販売データ」「商品マスタ」「顧客マスタ」のように、情報が複数のシートに分かれている場合でも、Copilotは真価を発揮します。

「商品IDをキーにして単価データを紐づけて」といった指示だけで、複数のシートを横断したデータの抽出や計算、集計が可能です。

さらには、その結果を基にしたピボットテーブルやグラフの作成まで、すべて日本語の指示一つで完結します。

活用例6：Outlookでビジネスメールの文面を瞬時に作成

上司への報告メールなど、ビジネスメール特有の言い回しやマナーに悩んで筆が進まないことはありませんか。

Copilotを使えば、「プロジェクトはオンスケ。課題なし。来週月曜に再度報告」といった箇条書きレベルのメモから、丁寧なビジネスメールの文面を瞬時に生成してくれます。

「もっと長く」「懸念点があれば指摘を促す一文を追加して」といった追加指示にも柔軟に対応可能です。

Q&A

Copilotを利用するには特別なスキルや設定が必要ですか？

CopilotはMicrosoft 365のアプリ内で直感的に操作できるため、特別なITスキルや複雑な設定は不要です。

Copilotの利用に追加料金はかかりますか？

CopilotはMicrosoft 365の標準機能ではなく、追加契約が必要な有料ツールです。

AIが出力した内容はそのまま使っても問題ありませんか？

AIが生成した結果は、必ず人間が最終確認・手直しを行うことが推奨されています。

Copilot活用のまとめ

ここまでご紹介したCopilotの活用事例を通じて、具体的な導入効果をイメージいただけたでしょうか。

これらの機能を戦略的に活用することで、組織全体の生産性向上と競争力強化を実現できます。

特に、従業員一人ひとりの作業効率が向上することで、人件費あたりの付加価値創出が大幅に改善される点は、見逃せないメリットです。

ある調査データによれば、日本国内でAIを事業に活用している企業はまだ10%にも満たないとされています。

この現状は、早期導入によって市場での優位性を確立できる絶好の機会を意味しています。

今こそ、組織のデジタル変革を加速させる時です。

本記事でご紹介したCopilotの導入ノウハウを組織に展開することで、競合他社との差別化を図り、持続的な成長基盤を構築していただきたいと思います。

DX推進の一環として、ぜひCopilotの本格導入をご検討ください。

興味のある方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください👇