ITが苦手な社長必見！無料で始める情報共有ツール活用術｜コスト削減と生産性向上の方法

ITが苦手で、アナログな業務体制からなかなか抜け出せないとお悩みの経営者の方も多いのではないでしょうか。

しかし、会社の成長のためにはITツールの活用が不可欠です。

この記事では、ITコンサルタントの視点から、ITが苦手な方でも無料で始められるおすすめの情報共有ツールを2つご紹介します。

ツールの具体的な使い方やビジネス活用事例も解説しており、コスト削減と生産性向上を実現するための第一歩を踏み出すヒントが得られますので、ぜひ最後までご覧ください。

この記事は、IT導入に不安がある経営者の方向けに、無料で始めやすい情報共有ツールを具体的に解説しています。

IT化を進めない企業の末路とは？3つの深刻なデメリット

ITツールの導入を後回しにすることは、実は最もお金と時間を無駄にしている可能性があります。

アナログな業務には多くのデメリットが潜んでおり、これらを放置することで会社の未来が危うくなることさえあるのです。

ここでは、IT化を進めないことによる3つの深刻なデメリットについて解説します。

生産性の低下と競争力の喪失

紙や手作業を中心としたアナログな業務を続けていると、生産性はいつまでも向上しません。

業務が特定の担当者に依存する「属人化」も進んでしまいます。

その結果、ITツールを活用して効率化を進める他社との差は確実に開いていき、自社の競争力は低下し、最終的には収益の悪化を招くことになります。

優秀な人材の採用難

旧態依然とした働き方の企業は、スマートな働き方やタイムパフォーマンスを重視する若くて優秀な人材から敬遠されがちです。

結果として良い人材が集まらず、会社の成長や技術の進化が止まってしまうリスクがあります。

会社の将来を担う人材を確保するためにも、IT環境の整備は重要な課題です。

人件費の増大と経営圧迫

手作業が多い業務は、どうしても多くの人手と時間が必要です。

これはそのまま人件費の増大に直結し、経営を圧迫する大きな要因となります。

あるソフトウェア開発会社では、Excelでの管理に限界を感じ、人を増やすことを検討していましたが、ITツールを導入することで、従業員を増やさずに増え続ける業務量に対応できたビジネス活用事例もあります。

無料から使える！ITのプロが選ぶおすすめ情報共有ツール2選

世の中には多くのITツールがあり、どれが自社に合うのか分からないという方も多いでしょう。

そこで、ITコンサルタントである私が自信を持っておすすめするのが「Microsoft 365」と「Lark」の2つです。

情報共有ツール 無料版 比較をしながら、それぞれのツールの特徴を見ていきましょう。

取引先との互換性も安心「Microsoft 365」

日本の大多数の企業では、資料作成にWordやExcelといったOffice製品を使用しています。

もし自社だけがGoogleのツールに切り替えてしまうと、取引先とのファイル交換の際に形式を変換する手間が発生し、かえって非効率になる可能性があります。

その点、Microsoft 365であれば互換性の心配がなく、スムーズな情報共有が可能です。

50名まで無料で使える統合プラットフォーム「Lark」

一方でLarkは、まだあまり知られていませんが、非常に優秀な統合ビジネスプラットフォームです。

チャットやビデオ会議、カレンダー、メールといったビジネスに必須の機能が一つにまとまっており、50名以下のチームであれば無料で利用できるのが大きなメリットです。

Microsoft 365を導入する3つのメリット

買い切りのOfficeソフトを使っているからMicrosoft 365は必要ない、とお考えの方もいるかもしれません。

しかし、Microsoft 365にはそれを超えるメリットがあります。

導入することで、コスト削減、情報共有の円滑化、そして高度なセキュリティ対策という3つを一度に実現できます。

月額1,000円から始めるコスト削減

Microsoft 365は、一人あたり月額1,000円程度から利用できるサブスクリプションサービスです。

数万円する買い切りソフトを購入する必要がなく、常に最新機能を使えるため、初期投資を大幅に抑えることができます。

この手軽さが、導入手順の第一歩を踏み出しやすくするポイントです。

OneDriveやSharePointで簡単な情報共有を実現

Microsoft 365には、OneDriveやSharePointといったクラウドストレージ機能が含まれています。

これにより、リモートワーク中や外出先など、どこからでも会社の資料にアクセスでき、利便性向上が見込めます。

わざわざ社内の誰かに電話で確認するといった手間がなくなり、業務スピードが格段に向上します。

難しい設定不要で実現できる高度なセキュリティ対策

企業の情報を扱う上で、セキュリティ対策は避けて通れない注意点です。

Microsoft 365では、簡単な操作でファイルへのアクセス権限を設定したり、データを暗号化したりすることが可能です。

専門的な知識がなくても高度なセキュリティが実現でき、情報漏洩のリスクを減らして会社のコンプライアンスを向上させます。

Larkの機能と使い方｜営業管理から請求業務までを自動化

Larkを導入することで、これまでExcelなどで個別に行っていた管理業務を大幅に効率化できます。

実際に弊社では、Larkの導入によって業務を40%効率化できた実績があります。

ここではLarkの基本的な機能と、具体的な使い方をご紹介します。

Larkとは？50名まで無料で使える統合ビジネスプラットフォーム

Larkの最大の魅力は、その統合力にあります。

チャット、ビデオ会議、カレンダー、メールなど、業務に必要な機能が最初から搭載されているため、複数のツールを別々に導入する手間とコストがかかりません。

さらに、プログラミング知識がなくても、営業管理や請求管理といった自社に合わせたデータベースを簡単に構築できるのが特徴です。

【実践】営業管理から請求までの具体的な自動化フロー

Larkを使えば、営業から請求までの一連のフローを自動化できます。

例えば、新規の問い合わせがあれば、まず営業管理データベースに顧客情報を登録します。

商談が進むにつれてステータスを更新し、受注が確定したら、その情報が自動で案件管理のデータベースに連携されます。

さらに、あらかじめ設定した請求日になると、請求情報が自動で請求シートに追加され、請求漏れを防ぐことができます。

このように人の手による入力を最小限に抑えることで、業務の属人化を防ぎ、誰でもスムーズに経理処理を行える環境を整えることが可能です。

Q&A

IT化を進めないことで本当に会社にどんな影響がありますか？

生産性や競争力の低下、優秀な人材の採用難、人件費増加といった具体的なリスクがあります。

Microsoft 365とLark、どちらを選ぶべきか迷った場合はどうしたらいいですか？

取引先とのファイル互換性や普及度を重視するならMicrosoft 365、社内管理の効率化や無料枠の大きさを重視するならLarkが向いています。

ITツールを導入したことがない場合、何から始めると良いですか？

まずは無料で試せるツールから、小さな業務で活用を始めることがおすすめです。

情報共有ツール 無料のポイント

今回は、事業運営にITツールが不可欠である理由と、おすすめのツールとしてMicrosoft 365とLarkをご紹介しました。

Microsoft 365は、コスト削減、情報共有の円滑化、高度なセキュリティを一度に実現できるツールです。

Larkは、50名以下の企業なら無料で利用でき、社内管理を飛躍的に効率化できるプラットフォームです。

ITが苦手だからと諦めることが、実は最大の失敗です。

今日踏み出す小さな一歩が、未来の大きな成長を生み出します。

未来への投資として、ぜひこれらの情報共有ツールをご活用ください。

興味のある方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください👇