【マネージャー必見】GPTsの使い方から学ぶ業務効率化術｜Googleフォーム作成やダミーデータ生成を自動化

生成AIを現場に取り入れて生産性を向上させたいものの、社内やチームで活用を広げるための実践的な使い方が見つからず、お困りではないでしょうか？

自社に適した活用方法が見つからないままでは、気づいた頃には他社に大きな差をつけられてしまうかもしれません。

そこで今回は、ChatGPTを用いて業務を劇的に効率化させる、明日からすぐに使える5つのおすすめ活用事例をご紹介します。

この記事を読めば、時間のかかるフォーム作成や資料作りが劇的に変わり、チーム全体の生産性も向上するはずです。

ChatGPTを有効活用したい中小企業の経営者の方や、チームを率いるマネージャーの皆様は、ぜひ最後までご覧ください。

生成AIを効果的に取り入れることは、他社との差別化を図るための重要な戦略です。

ChatGPTの業務活用で生産性向上！中小企業が見過ごせない実践事例5選

本記事では、実務ですぐに役立つChatGPTの活用法として、Googleフォームの自動作成、プロジェクト機能の活用、研修資料作り、社内FAQの自動化、そしてダミーデータの作成という5つの具体的な方法を解説します。

これらの業務をChatGPTで効率化することにより、創出された時間で本来注力すべき業務に挑戦することが可能になるのです。

Googleフォーム作成を自動化するGPTs活用法

アンケートや申し込みフォームの作成は、項目が多いとデザイン調整も含めて時間がかかる地味に面倒な作業といえます。

しかし、特定の用途に最適化されたAIチャットであるGPTsの「ラクフォーム」を使えば、この作業は一瞬で完了します。

テキストで項目を伝えるだけで、Googleフォームを作成するためのGASコードが生成されるため、手作業によるフォーム作成の手間を大幅に削減できるのが大きな利点です。

参照元のスクリーンショットからフォームを完全に再現

特におすすめの使い方は、既存のフォームのスクリーンショットから再現する方法です。

他社の優れた問い合わせフォームなどを参考にしたい場合、従来は一つひとつ手作業で入力する必要がありました。

この方法では、参考にしたいフォームのスクリーンショットを撮り、画像をGPTsにアップロードして「完全に再現するフォームを作るGASを作って」という一行のプロンプトを送信するだけで作業が完了します。

GASコードを生成しGoogle Apps Scriptで実行する手順

プロンプトを送信すると、GPTsが画像を解析し、フォームの項目や形式を判断した上でGASのコードを生成します。

実行手順も示されるため、専門知識がなくてもリンク先のGoogle Apps Script（GAS）を開き、生成されたコードをコピーして貼り付け、実行するだけでフォームが完成する仕組みです。

実際にこの手順で作成したフォームは、元のフォームの95%程度のクオリティを再現しており、わずかな手修正を加えるだけで、すぐに実用的なフォームとして活用できるでしょう。

ChatGPTのプロジェクト機能で長期案件の作業を効率化する方法

数ヶ月にわたる長期的な案件では、「以前作成した資料はどこにあったか」「過去のやり取りを参考にしたい」と思っても、探すのに時間がかかってしまうことがあります。

このような課題を解決するのが、長期プロジェクト専用の作業部屋のような役割を果たすChatGPTのプロジェクト機能です。

この機能を活用することで、案件ごとの情報管理が驚くほどスムーズになります。

過去のチャット内容を参照しアウトプットの精度を維持する仕組み

プロジェクト機能の大きな特徴は、あらかじめ「指示」を仕込んでおくことで、毎回同じ依頼内容を入力する手間を省き、アウトプットの品質を高いレベルで維持できる点にあります。

この「指示」は、プロジェクト画面の右上にある「三点メニュー」をクリックし、「指示を追加する」を選択することで設定が可能です。

さらに、プロジェクト内の過去のチャット履歴を全て踏まえた上で、新しいチャットでの対話が可能なため、文脈を維持したまま作業を続けることができます。

例えば、「過去のチャットも参照して、文章作成の演習問題を作成して」と依頼すれば、AIが過去の文脈を正確に把握し、具体的で質の高い演習問題を作成します。

採用プロジェクトにおける複数チャットの連携活用例

この機能は、採用プロジェクトのような複数のタスクが連携する業務で特に有効です。

例えば、一つのチャットで「募集要項の作成」を行い、別のチャットで「応募者の評価基準の作成」を指示した場合でも、プロジェクト内であれば募集要項の内容を踏まえた評価基準が自動で生成されるのです。

このように、目的や用途ごとにチャットを分けながらも、プロジェクト全体で情報を参照し合えるため、一貫性のある効率的な業務進行が実現します。

研修資料・マニュアル作成をAIツール連携で効率化する手順

研修資料やマニュアルの作成において、構成を考える作業は特に時間がかかるものです。

ChatGPTを活用すれば、リサーチした内容を基に話の流れを整理し、スライド案の提案まで含めた草案を一気に作成できます。

特に、資料の構成作りが苦手な方にとっては、心強いサポートとなるでしょう。

ChatGPTで資料の草案・構成を作成するポイント

ChatGPTに資料作成を依頼する際は、研修のタイトル、対象者、目的、主な内容、所要時間といった基本情報を具体的に言語化して指示することが重要です。

一度で完璧な回答を求めようとせず、AIが提示した草案に対してフィードバックを繰り返し行うことで、より質の高い構成案を練り上げていくという考え方が成果につながります。

これは、人と仕事を進めるプロセスと同様の対話的なアプローチといえるでしょう。

Gensparkなど特化型AIツールで高品質なスライドを生成

PowerPointのスライド作成自体は、ChatGPTよりもGensparkやManusといったスライド生成に特化したAIツールの利用をお勧めします。

ChatGPTで作成した構成案をこれらのツールにコピー＆ペーストし、企業のコーポレートカラーなどを指定するだけで、物の数分で見栄えの良い高品質なスライドが完成します。

この資料作成の自動化という考え方は、営業資料や提案書の作成など、他の様々なビジネス文書にも応用が可能です。

社内FAQをGPTsで自作して問い合わせ対応を自動化する方法

経費精算のルールや社内手続きなど、総務や経理部門には同じような質問が繰り返し寄せられることがあります。

これは回答する側の手間になるだけでなく、質問者側もすぐに回答が得られずストレスを感じる原因となり得ます。

このような課題は、社内規定を学習させた独自のGPTsをFAQボットとして作成することで解決でき、24時間365日、問い合わせ対応を自動化することが可能です。

経費精算ルールなど反復的な質問対応をAIに任せるメリット

社内FAQをGPTsに任せることで、質問を受ける側は反復的な回答業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。

一方、質問する側も待ち時間なく必要な情報を即座に入手できるため、業務の停滞を防ぎストレスを軽減できるのです。

さらに、AIが標準化された回答を提供するため、担当者による回答のばらつきがなくなり、AIのスキルに関わらず誰もが質の高い情報を得られるというメリットもあります。

自社規定のファイルを学習させた独自GPTsの簡単な作り方

GPTsの作成は非常に簡単です。

作成画面で名前と説明を入力し、指示の欄に「添付した経費精算ルールに基づき回答すること」や「ルールに記載のない質問には推測で回答しないこと」といった具体的なプロンプトを設定します。

次に、情報源となる社内規定などのファイルをアップロードし、Web検索といった不要な機能をオフにするだけで、自社専用のFAQボットが完成し、すぐにテスト利用を開始できます。

ChatGPTで研修用のダミーデータを瞬時に作成するテクニック

データ分析や社内研修の資料を作成する際、「それらしいサンプルデータ」が必要になることがありますが、自作するには膨大な時間を要します。

そんな時はChatGPTに欲しいデータの条件を伝えるだけで、必要なデータを一瞬で大量に生成できます。

これにより、資料準備にかかる時間を大幅に短縮できるのです。

Excel形式でダウンロード可能なサンプルデータの生成方法

ChatGPTにダミーデータ作成を依頼する際は、「新人研修でExcel活用演習を行うため、500行の販売履歴データをExcel形式でダウンロードしたい」というように、目的、用途、行数、形式を具体的に伝えることがポイントです。

指示を出すと、ChatGPTは条件に合ったデータを生成し、ダウンロード用のリンクを発行します。

ユーザーはそのリンクをクリックするだけで、すぐにExcelファイルとしてデータを入手できるという訳です。

食品卸売業の販売履歴データを再現したプロンプト例

プロンプトに「弊社は食品の卸売業です」といった業種の情報を含めることで、よりリアルなダミーデータを作成できます。

実際にこの指示で生成されたデータでは、商品名に食品関連のものが並ぶなど、業種に沿った内容が反映されているのが特徴です。

このような具体的なサンプルデータを用いることで、研修資料や説明の説得力を格段に高めることが可能となります。

Q&A

Googleフォーム作成にGPTsを使うと、どのような時間削減効果がありますか？

項目入力やデザイン調整にかかる手作業を省けるため、大幅に時間を短縮できます。特にスクリーンショットを活用した再現方法では、参考フォームを瞬時に再構築できる点が強みです。

プロジェクト機能を導入すると、長期案件の進行にどんな改善が見込めますか？

情報が一元管理されるため、過去のやり取りを参照しやすくなり、アウトプットの品質が安定します。特に複数タスクを横断する案件では、関連情報が自動的に連携する点が有効です。

社内FAQをGPTsで自作した場合、担当者と社員双方にどのようなメリットがありますか？

担当者は繰り返しの質問対応から解放され、重要業務に集中できます。社員は即時に正確な回答を得られるため、業務停滞が防がれストレスも軽減されます。

ChatGPTで業務効率化を実現する最初の一歩

今回ご紹介した、Googleフォームの自動作成、プロジェクト機能、研修資料作り、社内FAQの自動化、ダミーデータの作成という5つの活用法はいかがでしたか？

これらの業務をChatGPTで効率化すれば、空いた時間を使って、皆様が本来挑戦したかった付加価値の高い仕事に取り組むことができます。

まずはご自身の仕事内容と共通する項目から真似をしてみてください。

小さな成功体験を積み重ね、そこから自分なりの使い方へと発展させていくことが、より大きな成果を生むための第一歩となるでしょう。

興味のある方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください👇