生成AIによるマニュアル作成ガイド｜ChatGPTと専門ツール活用で社内業務を効率化する方法

企業の経営者や管理職の皆様、マニュアル作成に膨大な時間を費やしていませんか？

マニュアル作りが滞ることで社員教育が遅れ、業務の引き継ぎも止まってしまう「マニュアル待ち」の状態は、組織にとって大きな損失です。

しかし、そのマニュアル作成はAIの活用によって、作業時間を4分の1にまで短縮することが可能です。

この記事では、AIを使ってマニュアル作りの質とスピードを劇的に向上させる方法を、具体的な実演に基づいて解説します。

最後までお読みいただくことで、最短・最速でマニュアル作成を完了させ、社員教育を円滑に進め、組織全体の生産性を一気に高めることができます。

本稿は、ChatGPT・NotebookLM・Genspark/Manusを段階的に用い、現場で機能するマニュアルを短時間で整える実践手順を示します。

マニュアル作成にAIを活用する大前提と成功のポイント

AIを使ってマニュアルを作成する上で、まず理解すべき最も重要なことは、AIにいきなり丸投げするのは絶対に避けるべきだという点です。

マニュアル作成の目的を達成するためには、構成の整理、ドラフト作成、ドキュメント化、そして現場からのフィードバックに基づく修正という手順を確実に踏む必要があり、このプロセスはAIと人間の共同作業が不可欠です。

成功の鍵はAIと人間の「共同作業」

多くの人が「AIが良い感じにマニュアルを自動作成してくれれば…」と期待しがちですが、現状のAIは人間が思い描く理想を完璧に仕上げることはまだできません。

AIは答えが明確な問題には非常に強い一方で、文脈や行間を読むといった繊細なニュアンスの理解は苦手です。

そのため、人間がAIに対して「何を作るべきか」「どう作るべきか」を具体的に指示し、適切に誘導してあげることが、本当に使えるマニュアルを仕上げるための鍵となります。

現場で本当に使われる良いマニュアルの3つの条件

質の高いマニュアルには、3つの重要な条件があります。

1つ目は「読み手の視点に立った分かりやすさ」、2つ目は「内容の正確性と更新のしやすさ」、そして3つ目が「一貫した構成とデザイン」です。

この中でAIが特に得意とするのは3つ目であり、逆に1つ目と2つ目は、AIのサポートを受けつつも、最終的には人間が責任を持って作り込む必要があります。

AIによるマニュアル作成を効率化する具体的な3ステップ

本記事では、特性の異なる複数のAIツールを適材適所で使い分ける、具体的な3つのステップを紹介します。

なぜ一つのツールで完結させないのかというと、各AIツールには得意・不得意があり、工程ごとに最適なツールをリレー方式で使い分けることが、マニュアルの質とスピードを最大化する秘訣だからです。

具体的には、まず構成作成が得意な「ChatGPT」、次に社内情報だけを基にした正確な本文生成に特化した「NotebookLM」、最後にデザイン調整を担う「Genspark」または「Manus」という流れで進めます。

ステップ1：ChatGPTで精度の高い構成案を作成する方法

マニュアル作成において多くの人が最初につまずくのが、「そもそも何を書けば良いのか分からない」という構成の課題です。

この構成整理は、膨大な情報を整理・体系化することを得意とするChatGPTの独壇場です。

例えば、「社内用の残業・有給申請マニュアル」を作成する場合、シンプルな指示を与えるだけで、ルールや手順、注意点を含んだ精度の高い構成案を瞬時に作成してくれます。

出力された構成案を元に、不要な部分を削ったり、必要な項目を書き換えたりすることで、手軽に土台を固めることができます。

ステップ2：NotebookLMで文字起こしデータから正確な本文を生成

構成案が固まったら本文作成に移りますが、ここで重要になるのがマニュアルの正確性です。

前述の通り、この工程ではChatGPTではなく、与えられた情報源（ソース）だけを基に文章を作成するNotebookLMを活用します。

なぜなら、ChatGPTは時に外部の不確かな情報を参照し、事実と異なる内容を生成するリスクがある一方、NotebookLMは読み込ませた文字起こしデータなどの社内情報のみを基にするため、その会社専用の正確な本文を作成できるからです。

この使い分けにより、大幅な業務効率化と品質担保を両立します。

ステップ3：Genspark・Manusで見やすいドキュメント・スライドに仕上げる

本文が完成したら、最後の仕上げとしてデザインを整えます。

NotebookLMが出力したテキストのままでは読みにくいため、読者の視点に立った「見やすさ」を確保するために、ドキュメントやスライドの生成に特化したツールが役立ちます。

Wordのようなドキュメント形式にしたい場合はGensparkを、デザイン性を重視したスライド形式にしたい場合はManusを選ぶなど、最終的なアウトプットの目的に応じて使い分けるのが効果的です。

これらのツール活用は作成者の負担軽減にも繋がり、生産性向上に大きく貢献します。

【番外編】AIエージェント機能でシステム操作マニュアルを完全自動作成する方法

一部の高度なAIツールには、人間の指示に基づき、自律的にブラウザ操作などのタスクを実行する「AIエージェント」と呼ばれる機能が搭載されています。

「Manus」に搭載されているこのAIエージェント機能を活用すれば、社内システムなどの操作マニュアル作成を完全に自動化することも可能です。

これまで非常に手間のかかっていた画面キャプチャの撮影と説明文の作成作業を、AIに一任することができます。

URLを渡すだけで画面キャプチャ付きマニュアルが完成

社内で利用している勤怠管理や商談管理といった、Webブラウザで操作するシステムの操作マニュアル作成は、これまで非常に面倒な作業でした。

ManusのAIエージェントは、操作マニュアルを作りたい社内システムのURLと、ログインが必要な場合は認証情報も渡すと、人間の代わりに内部のブラウザで実際にシステムへアクセスします。

その後、様々な画面へ遷移したり、ボタンをクリックしたりしながらシステムの機能や操作方法を網羅的に調査し、その過程を自動で画面キャプチャ付きのマニュアルとしてWordファイルに出力してくれるのです。

セキュリティ面の注意点：ID・パスワードの取り扱い

この自動作成機能は非常に強力ですが、IDやパスワードといった認証情報をAIに渡すことには情報漏洩のリスクが伴います。

そのため、この機能を利用するかどうかは、セキュリティポリシーに照らし合わせ、会社として慎重に判断することが推奨されます。

もし利用する場合、プロンプトに認証情報を直接記述することは避けましょう。

Manusには、AIによる自動操作の途中で、ユーザー自身がIDやパスワードを入力する画面が表示される機能があるため、そちらを利用することでリスクを低減できます。

Q&A

最初の構成はAIに任せるとして、私が手を入れるべきポイントはどこですか？

人が指示出しと最終の作り込みを担うのが最短です。AIは骨子づくりは速い一方、行間の判断は苦手です。何を・どう作るかを具体化し、役割分担とレビューの流れを先に決めることで、品質とスピードを同時に確保できます。

会議の文字起こしから本文を作るとき、私はどのツールを選ぶべきですか？

NotebookLMが適切です。NotebookLMは読み込んだ社内の文字起こしなど“手元の情報だけ”を根拠に本文化する仕組みで、外部の不確かな情報を参照しがちなChatGPTより、正確性を保ちやすいからです。

URLを渡す自動作成を試す場合、私は認証情報をどう扱えばいいですか？

プロンプトにID・パスワードを書かず、操作途中に自分で入力できる機能を使うのが安全です。AIエージェント（自動でブラウザ操作する機能）は利便性が高い一方、認証情報の渡し方に注意してリスクを下げられます。

生成AIによるマニュアル作成の総まとめ

本記事では、AIを活用してマニュアル作成の質とスピードを劇的に向上させるための、具体的な考え方と手順を解説しました。

成功の鍵は、本編で繰り返しお伝えした通り、AIに丸投げするのではなく「AIと人間の協働作業」を徹底することです。

これは、各AIツールの特性を深く理解し、適材適所で使い分けることを意味します。

構成案のアイデア出しはChatGPT、社内情報に基づく正確な本文作成はNotebookLM、そしてデザインの仕上げは専用ツールといったように、各工程で最適なAIにバトンを渡していくことが高品質なマニュアルへの近道です。

さらに、URLを渡すだけでブラウザ操作まで自動化する「AIエージェント」のような強力な機能は、その利便性と同時にセキュリティリスクへの十分な配慮が不可欠である点も忘れてはなりません。

「時間がない」「人がいない」といった課題を抱える経営者の方々にとって、AIは強力なサポーターとなる時代です。

最初の一歩を踏み出し、AIをアシスタントとして活用することで、チームや組織全体の生産性を飛躍的に向上させましょう。

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