生成AIによるマニュアル作成ガイド｜ChatGPTと専門ツール活用で社内業務を効率化する方法

企業の経営者や管理職の皆様、マニュアル作成に膨大な時間を費やしていませんか？

マニュアル作りが滞ることで社員教育が遅れ、業務の引き継ぎも止まってしまう「マニュアル待ち」の状態は、組織にとって大きな損失です。

しかし、そのマニュアル作成はAIの活用によって、作業時間を4分の1にまで短縮することが可能です。

この記事では、AIを使ってマニュアル作りの質とスピードを劇的に向上させる方法を、具体的な実演に基づいて解説します。

最後までお読みいただくことで、最短・最速でマニュアル作成を完了させ、社員教育を円滑に進め、組織全体の生産性を一気に高めることができます。

本稿は、ChatGPT・NotebookLM・Genspark/Manusを段階的に用い、現場で機能するマニュアルを短時間で整える実践手順を示します。

マニュアル作成にAIを活用する大前提と成功のポイント

AIを使ってマニュアルを作成する上で、まず理解すべき最も重要なことは、AIにいきなり丸投げするのは絶対に避けるべきだという点です。

マニュアル作成の目的を達成するためには、構成の整理、ドラフト作成、ドキュメント化、そして現場からのフィードバックに基づく修正という手順を確実に踏む必要があり、このプロセスはAIと人間の共同作業が不可欠です。

成功の鍵はAIと人間の「共同作業」

多くの人が「AIが良い感じにマニュアルを自動作成してくれれば…」と期待しがちですが、現状のAIは人間が思い描く理想を完璧に仕上げることはまだできません。

AIは答えが明確な問題には非常に強い一方で、文脈や行間を読むといった繊細なニュアンスの理解は苦手です。

そのため、人間がAIに対して「何を作るべきか」「どう作るべきか」を具体的に指示し、適切に誘導してあげることが、本当に使えるマニュアルを仕上げるための鍵となります。

現場で本当に使われる良いマニュアルの3つの条件

質の高いマニュアルには、3つの重要な条件があります。

1つ目は「読み手の視点に立った分かりやすさ」、2つ目は「内容の正確性と更新のしやすさ」、そして3つ目が「一貫した構成とデザイン」です。

この中でAIが特に得意とするのは3つ目であり、逆に1つ目と2つ目は、AIのサポートを受けつつも、最終的には人間が責任を持って作り込む必要があります。

AIによるマニュアル作成を効率化する具体的な3ステップ

本記事では、特性の異なる複数のAIツールを適材適所で使い分ける、具体的な3つのステップを紹介します。

なぜ一つのツールで完結させないのかというと、各AIツールには得意・不得意があり、工程ごとに最適なツールをリレー方式で使い分けることが、マニュアルの質とスピードを最大化する秘訣だからです。

具体的には、まず構成作成が得意な「ChatGPT」、次に社内情報だけを基にした正確な本文生成に特化した「NotebookLM」、最後にデザイン調整を担う「Genspark」または「Manus」という流れで進めます。

ステップ1：ChatGPTで精度の高い構成案を作成する方法

マニュアル作成において多くの人が最初につまずくのが、「そもそも何を書けば良いのか分からない」という構成の課題です。

この構成整理は、膨大な情報を整理・体系化することを得意とするChatGPTの独壇場です。

例えば、「社内用の残業・有給申請マニュアル」を作成する場合、シンプルな指示を与えるだけで、ルールや手順、注意点を含んだ精度の高い構成案を瞬時に作成してくれます。

出力された構成案を元に、不要な部分を削ったり、必要な項目を書き換えたりすることで、手軽に土台を固めることができます。