Copilotの使い方がわかる！資料作成をAIで効率化し、PowerPoint・Word業務を劇的に改善する4ステップ

PowerPointでの資料作成に、一体何時間かけていますか？。

情報収集にはじまり、構成の検討、スライド作成、そしてレビューと、一つの資料を完成させるためのタスクは多岐にわたります。

これらの作業が大きな負担となり、本来注力すべきコア業務の時間を奪っているケースは少なくありません。

この記事では、Microsoftの強力なAIアシスタント「Copilot」を活用し、企画書や提案書といった資料作成を劇的に効率化する具体的な4つのステップを解説します。

AIと人間のハイブリッドな作業によって、単なる時間短縮だけでなく、資料の品質向上、ひいては受注率アップまで実現する方法がわかります。

AIコンサルタントが現場で実証済みの、明日から使える実践的なノウハウです。

Copilotを活用すれば、従来の資料作成工数を最大80％削減できます。

AIで資料作成を効率化！Copilotが可能にする時間短縮術

企業のDX推進が叫ばれる中、多くのビジネスパーソンが日々の業務に追われています。

特に、説得力のある資料を一から作り上げる作業は、創造性と論理性が求められる一方で、非常に時間のかかるタスクです。

資料作成に時間がかかりすぎ、という悩みを解決する方法

「あの資料、どこに保存しただろうか？」。

社内のサーバーやクラウドストレージから過去の参考資料を探すだけで、30分、1時間とあっという間に過ぎてしまうことはないでしょうか。

さらに、そこから構成を考え、一枚一枚スライドに落とし込んでいく作業は、担当者にとって大きな負担です。

Copilotは、こうした資料作成にまつわる「探す・作る・直す」という一連のプロセスをAIの力で自動化・効率化し、課題を根本から解決します。

Copilotで資料作成の生産性が劇的に向上する理由

Copilotがもたらすのは、単なる作業時間の短縮だけではありません。

最大の強みは、社内に蓄積された膨大なデータを活用し、提案の質そのものを高められる点にあります。

AIが社内資料を横断的に検索・分析し、最適な構成案やドラフトを生成することで、これまで個人の知識や経験に依存しがちだった資料の品質を標準化できます。

これにより、組織全体の生産性向上が期待できるのです。

Microsoft Copilotとは？業務で安心して使えるAIツール

Copilotは、一言で言えばMicrosoft 365に搭載されたAIアシスタントです。

しかし、その機能は一般的なチャットAIとは一線を画し、ビジネスユースに特化した設計がなされています。

3種類のCopilotの概要と比較

MicrosoftのAI「Copilot」は、いくつかの種類に分けられます。

一つは、Web検索のように使えるチャット形式のCopilotです。

そしてもう一つが、Word、Excel、PowerPoint、TeamsといったMicrosoft 365の各アプリケーション上で直接利用できるもので、これが業務効率化の要となります。

その他、開発者向けの「GitHub Copilot」も存在しますが、本記事では主にビジネス向けのCopilotについて解説します。

なぜCopilotはビジネスに向いているのか？セキュリティ面の理由

多くの企業がAI導入に際して懸念するのがセキュリティです。

Microsoft 365 Copilotは、企業のセキュリティポリシーに準拠した環境で動作するため、社外秘の情報や個人情報を含む社内資料も安心して読み込ませることができます。

情報が外部のAIモデルの学習に使われる心配がなく、これが多くの日本企業にとってCopilotが選ばれる大きな理由となっています。

【実践】Copilotの使い方は4ステップ！具体的な資料作成方法

それでは、実際にCopilotを使って資料作成を行う具体的な手順を4つのステップで見ていきましょう。

この流れを真似するだけで、驚くほどの導入効果を実感できるはずです。

Step1. AIによるリサーチと構成案作成

最初のステップは、リサーチと構成案の作成です。

Copilotのチャット画面で「職場」を選択すれば、OneDrive上に保存された全ての社内資料を対象に、自然言語で情報を検索できます。

例えば、「バックオフィスのDX事例が記載された資料を探して」と指示するだけで、関連ファイルを一瞬でリストアップしてくれます。

この機能を活用し、最適な資料をピックアップさせた上で、提案書の目次構成案を作成させれば、わずか数分で骨子が完成します。

Step2. Wordを使った提案書ドラフトの自動生成

構成案が決まったら、次はCopilotに提案内容のドラフトを作成させます。

「各目次について、参照資料から適切な情報を取得し、内容のドラフトを作成して」といった指示を出すことで、構成案に沿った文章が自動で生成されます。

ゼロから文章を考える脳の負担が大幅に軽減され、驚くほどの時間短縮につながります。

生成されたドラフトはWordで開き、人間がより適切な表現に修正していくことで、質の高い文書を効率的に作成可能です。

Step3. PowerPointと連携したスライド作成と画像生成のコツ

Wordで作成したドラフトのリンクをPowerPointのCopilotに読み込ませることで、プレゼンテーションのドラフトが自動で生成されます。

各スライドにテキストが配置された状態になるため、あとはデザインを整えるだけです。

さらに、Copilotには画像生成機能も備わっています。

「〇〇のイメージ画像を作成して」と指示すれば、スライドに合った画像をCopilotが提案してくれるため、フリー素材を探す手間もかかりません。

Step4. AIによる客観的な資料レビューと改善方法

資料が完成したら、最後のステップとしてCopilotにレビューを依頼します。

「この資料を顧客目線でレビューして、改善点を指摘して」と指示すれば、AIが忖度なく客観的な視点で評価を行ってくれます。

「根拠が弱い」「役割が不明確」といった、人間では見逃しがちな抜け漏れを事前に洗い出すことで、提案の説得力を高め、最終的な受注率アップに貢献します。

この成功事例は多くの企業で報告されています。

Copilot導入のメリット・デメリットを比較

Copilotは強力なツールですが、万能ではありません。

導入を成功させるためには、メリットとデメリットを正しく理解し、自社の状況と照らし合わせることが重要です。

メリット：圧倒的な時間短縮と品質向上

最大のメリットは、資料作成に関わるあらゆる作業時間を大幅に削減できる点です。

ある企業では、従来3時間かかっていた作業がわずか15分に短縮されたという報告もあります。

これにより生まれる時間の余裕は、本来注力すべき戦略的な業務への投資を可能にします。

また、AIの客観的なレビュー機能は、資料の品質を底上げし、組織全体の提案力を強化する上で大きな武器となります。

デメリット：AI任せにできない理由と日本語精度の現状

Copilotはまだ発展途上の技術であり、生成されたスライドのデザインや文章表現は、そのままビジネスで使えるレベルに達していない場合があります。

そのため、最終的な仕上げは人間が手を入れる「ハイブリッドな働き方」が不可欠です。

AIに全てを任せるのではなく、AIを優秀なアシスタントとして使いこなすという意識が、費用対効果を高める上で重要になります。

Copilot導入を成功させるための対策

Copilotを導入し、その効果を最大化するためには、ツールを導入するだけでなく、社内の体制や意識を整えることが不可欠です。

AIとのハイブリッドな働き方を定着させる方法

Copilotはあくまでアシスタントであり、最終的な意思決定やクリエイティブな作業は人間の役割です。

この「AIと人間の役割分担」を明確にし、社内で共通認識を持つことが重要です。

AIが生成したドラフトをたたき台として、人間がより付加価値の高い編集や改善を加える。

このハイブリッドなワークフローを定着させることが、導入を成功に導く鍵となります。

資料作成の質を高めるプロンプトのヒント

Copilotから精度の高いアウトプットを引き出すためには、指示（プロンプト）の出し方が非常に重要です。

Microsoftが提供しているプロンプトギャラリーなどを参考に、具体的で分かりやすい指示を出す練習をしましょう。

「〇〇の視点で」「〇〇という条件で」といったように、背景や文脈を明確に伝えることで、AIのパフォーマンスは飛躍的に向上します。

ツール導入だけでは効果は生まれません。運用ルールと教育を怠ると逆効果になります。

ハイブリッド体制を定着させれば、Copilotは組織全体の競争力を底上げする強力な武器になります。

Q&A

ここでは、Copilotの導入に関してよく寄せられる質問にお答えします。

Copilotは中小企業規模でも導入できますか？

はい。ユーザー単位のライセンス契約なので、数名からでもスモールスタート可能です。

クラウドに資料を置きたくない場合はどうすれば良いですか？

Microsoft 365のセキュリティ設定でアクセス範囲を制限し、機密ファイルはオンプレ環境に残すなど併用運用が選択できます。

複数人で同時にCopilotを使う際の注意点は？

生成したプロンプトやナレッジを共有フォルダに蓄積し、重複作業を避けるとともにガバナンスを確保しましょう。

AIが誤った情報を提示した場合の対処は？

AI出力は必ず人間がレビューし、出典確認とファクトチェックを行う“ダブルチェック体制”を徹底することが推奨されます。

本記事で紹介した4ステップを実践するだけでも、業務プロセスは大きく変わるでしょう。

Copilotを活用した資料作成の総括

本記事では、Copilotを活用して資料作成業務を効率化する具体的なステップと、その導入を成功させるためのポイントを解説しました。

探す、作る、直すという3つのプロセスをAIとのハイブリッド業務に切り替えることで、これまで何時間もかかっていた作業を劇的に短縮し、より高品質な成果物を生み出すことが可能になります。

AIの進化は、もはや我々の想像を遥かに超えるスピードで進んでいます。

「うちの会社にはまだ早い」と考えているうちに、競合他社に大きく後れを取ってしまうかもしれません。

安心・安全な環境で始められるCopilotは、貴社のDX推進、そして大きな成長への確かな第一歩となるはずです。

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