Case 03 毎回手作業をしていた売上データのシステム入力を自動化し、作業時間を50％削減！

Case study

導入事例

全国40ヶ所以上ある営業所では、お客様からの申し込みを紙で受け付けており、申込書をもとに社員が売上データを会員システムに手入力していた。そのため、申し込みの増加に伴って手入力の作業時間が増加し社員の負担が重くなっていた。

課題

• 【申込書の入力運用の方法がバラバラ】
  申込書の様式が営業所ごとにカスタマイズされており、会員システムに入力する方法も営業所ごとに独自ルールができておりバラバラとなっていた。また、各営業所が売上データを入力していたが為に、全社ルール変更時の浸透に時間がかかるだけでなく、結局独自ルールができていた。
  
• 【デジタルデータへの変換】
  紙のデータを基幹システムに入力するためには、手書き文字をデジタルデータに変換する必要があった。
  
• 【ITツールの導入経験が乏しい】
  既存の業務フローに合わせてITツールを導入した経験はあるが、業務フローを再構築した上でITツールを導入した経験がないため自社で自走が難しかった。
  

改善策

• 【申込書の様式の見直し】
  全営業所で統一仕様とするために申込書様式を見直した。お客様が記入した手書き文字をOCRで読み込ませるため、「チェック欄を増やし記入欄を減らす」「記入欄は枠線を設ける」などOCRの読み取り精度を極限まで上げる様式を繰り返し検証して作成した。
  
• 【業務フローの再構築】
  売上データ入力は本部で一括対応するよう業務フローを変更した。これに伴い、各営業所には申込書のスキャンデータを本部のファイルサーバに格納することのみを業務フローとして定義した。
  
• 【OCR(DX Suite)の導入】
  各営業所が格納した申込書に対し、手書き文字をデジタルデータに変換するためにOCRを導入した。数あるOCRを調査してコスト・機能・RPAとの相性などの観点からDX Suiteを採用し、弊社にて導入対応を実施した。
  ※OCR：紙に印刷された文字や手書き文字をスキャナやカメラで読み込み、デジタルのテキストデータに変換する技術
• 【RPA(UiPath)の導入】
  OCRが変換したデジタルデータを会員システムに自動入力するためにRPAを導入した。数あるRPAを調査してコスト・機能・OCRとの相性などの観点からUiPathを採用し、弊社にて導入対応を実施した。
  ※RPA：人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するITツール

改善効果

• 【売上データ登録業務の作業日数を50%短縮】
  OCRとRPAを導入したことで売上データ入力と入力結果確認の人手作業が不要となり、1か月あたり計8日間要していた作業期間を計4日間に短縮した。
  
• 【人件費を毎月61万円削減】
  社員がやっていた売上入力と入力結果確認の作業が不要となり、1か月あたり61万円の人件費を削減した。
  
• 【ルール変更に柔軟に対処可能な強固な業務フローの構築】
  各営業所が行っていた売上データ入力を本部に統一したことで、今後ルール変更が発生した場合の影響範囲を局所化する業務フローを構築した。