Case 01 経費精算システムを導入し、作業時間を80%、コストを300万円削減！

Case study

導入事例

交通費や備品などの経費申請および承認は、紙の精算書に記入したうえで領収書を貼付して行っていた。
会社の事業拡大に伴い社員数が増加したことで、申請数も増加し、社員・上司・経理の三者の作業負担が増加していた。

課題

• 【経済清算書の作成および持参が手間】
  交通費や備品などの料金計算、経費精算所の作成、そして経費精算所の会社持参に年間1,080時間がを会社で費やしていた
• 【経費承認の作業量が多い＆ミス発覚も多い】
  社員から提出される経費精算書が増えたことで承認の作業量が増え、上司の負担が大きくなっていた。また、料金計算や記入内容のミスが承認時に発覚し、やり直しによる時間の浪費も発生していた。
• 【紙書類の管理コストが高い】
  紙書類は検索性が低く、必要な書類を探すのが困難だった。また、保管するための書庫を必要とし、経費精算書の整理整頓もしなければならなかった。
  

改善策

• 【経費精算システム(マネーフォワードクラウド経費)の導入】
  経費精算書や領収書などの紙書類を全て廃止し、申請および承認を電子で完結できる経費精算システムを導入した。外出先でも利用可能とするために、スマートフォンで使いやすいマネーフォワードクラウド経費を採用した。また、交通系ICカードやクレジットカードを登録することで、経費申請時に費目や料金を自動反映できるようにした。
• 【社用スマートフォンの配布】
  申請および承認のための出社を不要とし、「いつでも」「どこでも」実施可能とするために、社用スマートフォンを配布した。
• 【経費申請・承認のマニュアル作成と社員教育】
  マネーフォワードクラウド経費の使用方法をマニュアルとして作成して社員への説明会を実施した。また、使用状況を定期的に確認し、使いこなせていない社員に対しては個別説明を実施した。
  

改善効果

• 【経費申請および承認に要する作業時間を80%削減】
  経費精算システムを導入したことで紙書類を全て廃止することができ、費目や料金を自動連携できるようになったことで、申請作業が大幅に効率化された。また、ボタン1つで承認ができるため、承認の負荷も大幅に削減された結果、作業時間を80%削減した。
• 【人件費および管理コストを年間300万円削減】
  作業時間の削減により人件費が大幅削減されただけでなく、紙書類の廃止による書庫や整理整頓も不要となった結果、年間300万円の費用を削減した。
• 【申請ミス０実現と迅速な法改正対応】
  交通系ICカードやクレジットカードの利用明細を自動連携できるようになったことで、申請時の料金計算や記入内容のミスが０になった。また、電子帳簿保存法などの法対応をシステムベンダー側が迅速に行ってくれるため、自社では気にせず法改正に対応できるようになった。