Copilotで企画書作成を神時短!Excel分析からレビュー依頼までの4ステップを徹底解説

ねもたく

面倒だった企画書作成が、Copilotを使うだけで驚くほどスムーズになります。

Copilot for Microsoft 365を活用することで、企画書作成からレビュー依頼までの一連の業務フローを劇的に効率化できることをご存知でしょうか。

本記事では、Excelでのデータ分析から始まり、Wordでの企画案作成、PowerPointでのスライド生成、そしてOutlookでのレビュー依頼まで、Copilotを駆使した具体的な4つのステップを解説します。

この一連の活用方法をマスターすれば、面倒な企画書作成のプロセスが自動化され、驚くほどの時短効果を実感できるはずです。

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目次

Microsoft 365 Copilotによる企画書作成の全体像

ねもたく

各Microsoft 365アプリを連携させると、企画書作成の流れが一気にシンプルになります。

Copilotを各Microsoft 365アプリケーションと連携させることで、企画書作成の全工程をシームレスに進めることが可能になります。

具体的な流れは、まずExcelで企画の根拠となるデータを分析し、その結果を基にWordで企画案を作成します。

次に、完成した企画案をPowerPointに読み込ませて企画書スライドを自動で生成し、最後にOutlookで上司へのレビュー依頼メールを作成するという4つのステップで完了します。

Excel、Word、PowerPoint、Outlookの各アプリでCopilotを活用することで、企画書作成がスムーズに進みます。

STEP1: Excelで企画の根拠となるデータを分析

最初のステップは、企画の裏付けとなる客観的なデータを分析することです。

今回は、都道府県ごとの農産物消費データを例に、Copilotを使って企画のヒントとなる情報を引き出します。

STEP2: Wordでデータに基づいた企画案を作成

Excelで得られた「宮城県の米の消費量が最も少ない」という分析結果を基に、WordのCopilotを用いて具体的な企画案を作成します。

データに基づいた説得力のある企画案を、簡単な指示で作り上げます。

STEP3: PowerPointで企画書スライドを自動生成

次に、Wordで作成した企画案のドキュメントをPowerPointのCopilotに読み込ませます。

これにより、ドキュメントの構成に基づいた企画書スライドが自動で生成され、手作業でのスライド作成の手間を大幅に削減できます。

STEP4: Outlookで上司へのレビュー依頼メールを作成

企画書が完成したら、最後のステップとして上司へのレビュー依頼を行います。

OutlookのCopilotを使えば、企画書の概要を伝える丁寧な依頼メールも瞬時に作成することが可能です。

Copilot for Microsoft 365による企画書作成の全体像
  • 各Microsoft 365アプリを連携させて全体の流れを自動化できる
  • Excel→Word→PowerPoint→Outlookの4ステップで完結
  • 作業ごとにCopilotが効率化をサポート
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ExcelのCopilotでデータ分析を行う方法

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データ分析が苦手な方でも、Copilotなら簡単にインサイトが得られます。

ExcelのCopilotには、膨大なデータの中から必要な情報を抽出し、分析するための強力な機能が備わっています。

プロンプト(指示文)を入力するだけで、データ分析の専門家でなくとも、瞬時にインサイトを得ることができます。

ExcelのCopilotは、専門知識がなくても簡単にデータ分析やインサイト抽出ができるツールです。

Copilotを使うための前準備:データをテーブル化する

ExcelでCopilotの機能を利用するためには、まず分析対象のデータを「テーブル」として書式設定する必要があります。

これは必須の操作手順で、データ範囲を選択後、「挿入」タブから「テーブル」をクリックし、設定を確定させるだけでCopilotが利用可能になります。

プロンプト入力によるデータ分析の具体例

準備が整ったら、Copilotの入力ウィンドウに分析したい内容を質問形式で入力します。

例えば、「米の消費量が一番少ない都道府県はどこですか?」と入力すると、「宮城県で、消費量は4,919トンです」といった具体的な回答が即座に得られます。

ExcelのCopilotでデータ分析を行う方法
  • 膨大なデータも簡単なプロンプトで分析できる
  • テーブル化が利用の前提
  • 専門知識がなくても瞬時に結果が得られる
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WordのCopilotで企画案を具体化する手順

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データから企画案まで、一貫して自動化できるのは大きな魅力です。

WordのCopilotが真価を発揮するのは、Excelで得たデータという「点」の情報を、具体的な企画という「線」や「面」のストーリーに発展させる場面です。

何ができるかを知ることで、企画立案のスピードは飛躍的に向上します。

WordのCopilotは、データから説得力ある企画案を自動生成し、ストーリー性のある資料作りを支援します。

Excelの分析結果から企画案の草案を生成

「宮城県の米の消費量は全都道府県の中で一番少ないです。消費量を増やすためにおにぎりの新商品の企画案を考えてください」といった具体的な指示を与えることで、Copilotは背景、提案内容、期待効果まで整理された企画案の草案を生成します。

生成された提案内容を表として視覚化する

企画案に含まれる複数の提案内容など、情報を整理したい場合は、該当箇所を選択して「表として視覚化」をクリックします。

このデータ可視化の機能により、複雑な情報も一目で理解できる分かりやすい表が簡単に作成できます。

Copilotに「今後の展望」を追記させる

企画案に要素を追記したい場合も、Copilotに指示するだけです。

「今後の展望」と入力して生成をクリックすれば、企画案の締めくくりにふさわしい将来的なビジョンに関する文章を瞬時に追加してくれます。

WordのCopilotで企画案を具体化する手順
  • データ分析の結果から企画案を生成できる
  • 複数提案の表への可視化や、展望の追記も指示でOK
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PowerPointのCopilotで企画書スライドを作成する活用術

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スライド作成の手間を減らせると、より本質的な業務に集中できます。

Wordで作成した企画書のアウトラインを、PowerPointのCopilotを使ってプレゼンテーション資料に仕上げていきます。

このステップにおける活用のコツは、手作業を最小限に抑え、Copilotに大枠の作成を任せることです。

PowerPointのCopilotを使えば、Wordの内容をもとに自動でスライドを作成できます。

作成済みのWordファイルからスライドを自動生成

PowerPointのCopilotには、「ファイルからプレゼンテーションを作成」という機能があります。

ここで先ほど作成したWordファイルを指定するだけで、Word文書の構成を解釈し、タイトルや箇条書きが適切に配置されたスライド一式を自動で生成してくれます。

プロンプトでスライド内の画像を差し替える

自動生成されたスライドの画像が内容と合わない場合、その画像を削除し、Copilotに「おにぎりのイメージを追加する」といったプロンプトを入力します。

すると、指示に合った画像がスライドに挿入され、より視覚的に訴える資料に改善できます。

プロンプトで「今後の課題」に関するスライドを追加

プレゼンテーションに必要な要素が不足していると感じた場合も、Copilotに指示を出してスライドを追加させることが可能です。

例えば、「今後の課題に関するスライドを追加する」と指示すれば、プレゼンの最後に新たなスライドが追加されます。

PowerPointのCopilotで企画書スライドを作成する活用術
  • Wordから自動でスライド一式を生成
  • 画像や課題スライドの追加もプロンプト入力で対応可能
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OutlookのCopilotでレビュー依頼を効率化する方法

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レビュー依頼も自動化できれば、全体の流れがさらに効率的になりますね。

企画書が完成したら、最終ステップとして上司や関係者へのレビュー依頼を行います。

メール作成という細かな作業も、OutlookのCopilotを使えば、迅速かつ質の高いコミュニケーションを実現できます。

OutlookのCopilotで、上司へのレビュー依頼メールを簡単かつ的確に作成できます。

プロンプトによるメール下書きの作成

Outlookで新規メールを作成する際、「Copilotを使って下書き」機能を選択します。

伝えたい内容の要点をプロンプトとして入力するだけで、件名から本文、結びの言葉まで整ったメールの下書きが作成されます。

上司向けにメールのトーンや長さを調整

作成された下書きは、Copilotの調整機能を使って簡単にカスタマイズできます。

例えば、上司向けのメールであれば、文章のトーンを「フォーマル」に変更したり、長さを「より長い」に調整したりすることで、相手に合わせた適切な文面に仕上げることが可能です。

Copilotによるコーチング機能でメールの質を高める

メール送信前の重要な注意点として、Copilotのコーチング機能の活用が挙げられます。

この機能は、文章のトーンや受け手の感情、内容の明瞭さといった観点から改善点を提案してくれるため、より分かりやすく、配慮の行き届いたメールを作成するのに役立ちます。

OutlookのCopilotでレビュー依頼を効率化する方法
  • 伝えたい要点を入力するだけでメール下書きを自動作成
  • トーンや長さの調整もワンクリック
  • コーチング機能で内容も最適化
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Q&A

Copilotを使うための特別な設定は必要ですか?

Excelで分析する場合、見出し行のある表ならCopilotが処理できるようにはなっていますが、データをテーブル化することが推奨されます。「挿入」タブからテーブルを設定してください。

スライドの画像や内容は後からカスタマイズできますか?

はい。Copilotへの追加プロンプトで画像の差し替えやスライドの追加指示が可能です。

メールのトーンや長さを調整したい場合はどうすれば良いですか?

OutlookのCopilotの調整機能を使うと、フォーマルな文面や文の長さも簡単に変更できます。

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Microsoft 365 Copilotを活用した企画書作成のまとめ

いかがでしたでしょうか。

Excelでデータを分析し、Wordで企画案を練り上げ、PowerPointでプレゼンテーション資料を作成し、最後にOutlookでレビュー依頼を行う。

この一連の企画書作成業務にCopilotを連携させることで、作業時間を劇的に短縮できることをお分かりいただけたかと思います。

ぜひ、ご自身の仕事にCopilotを取り入れ、この驚くべき時短効果を体験してください。

興味のある方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください👇

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