【完全ガイド】ITツール導入を成功させる7つのステップ｜失敗しない進め-方とコツを解説

ITツールの導入を検討しているものの、何から手をつければ良いか分からず、失敗を恐れていませんか。

本記事では、ITツール導入を成功させるための具体的なロードマップを、課題の発見から導入、そして現場への運用定着まで7つのステップに分けて解説します。

各ステップで実行すべきことや作成すべき成果物も明確に提示しますので、読み終える頃には、自社でITツール導入を成功させるための具体的な進め方が理解できるはずです。

ぜひ最後までご覧ください。

ITツール導入の全体像と進め方を、具体的な手順で分かりやすく解説します。

ITツール導入でよくある失敗パターン

ITツール導入プロジェクトが失敗に終わるには、いくつかの共通した失敗パターンが存在します。

導入時、使用時、効果確認時の3つのフェーズで起こりがちな問題点を事前に把握し、対策を立てることが重要です。

これらの問題を解決するための具体的な進め方の解説は後ほど詳しく述べます。

ツール導入時の問題点：業務とのミスマッチや操作の複雑さ

コンサルタントに勧められるがまま導入したツールが、自社の業務と全く合っていなかった、というケースは少なくありません。

営業やデモンストレーションではツールの長所が強調されるため、自社に合わない部分を確認しないまま導入してしまうことが原因です。

また、業務効率化を目指して導入したにもかかわらず、ツールの操作が複雑で、かえって現場の負担を増やしてしまう問題も発生しがちです。

ツール使用時の問題点：現場での放置や属人化

どんなに優れたツールを導入しても、現場の社員が使いこなせず放置されてしまっては意味がありません。

特に、使い方がマニュアル化されていない場合にこの問題は起こりやすく、ツールは「宝の持ち腐れ」となってしまいます。

さらに、マニュアルが分かりにくいと、ITが得意な一部の社員しかツールを使えない「属人化」という状況に陥ります。

これでは、会社全体の業務効率化には繋がりません。

効果確認時の問題点：効果が不明瞭、逆に作業が増加

ツールを何とか使ってはいるものの、業務が効率化された実感がない、というのもよくある問題です。

これは、導入前に具体的な数値目標（KPI）や評価方法を定めていないために起こります。

結果として何が良くなったのかが分からず、さらに深刻なケースでは、ツールを使うための作業が増え、導入前より業務量が増加してしまうことさえあります。

ITツール導入を成功させる7つのステップ

ITツール導入を成功に導くためには、正しい手順を踏むことが不可欠です。

ここでは、DXを成功させるための具体的な進め方のステップを7つに分けてご紹介します。

この手順に沿って準備を進めることで、着実な業務改善が実現できます。

STEP1：現状把握（As-IsとTo-Beのギャップ分析）

ITツール導入プロジェクトにおいて、現状把握は最も重要なステップです。

ここでの目的は、会社の目標とする姿（To-Be）と現状の業務（As-Is）との間にあるギャップを明確にすることです。

目標とする姿は経営層が、現状の業務内容は現場社員が詳しいため、経営層から現場まで幅広い役職のメンバーを巻き込み、お互いの意見を補完し合いながら課題を洗い出していくことが成功の鍵となります。

STEP2：目標設定（定量・定性目標の策定）

次に、具体的な目標を設定します。

ここでは、「作業時間を30%削減する」といった数値で測定できる定量目標と、「作業手順を平準化する」といった状態の変化を示す定性目標の、両方を設定することが重要です。

漠然とした目標ではなく、具体的な目標を立てることで、後の効果検証で正確な評価が可能になります。

STEP3：最優先課題の選定

STEP1で洗い出した多くの課題の中から、STEP2で設定した目標を最も効果的かつスピーディーに達成できる課題を選び出します。

この選定作業も、役職に関係なく皆で議論しながら決めることが大切です。

全員で議論し、納得感のある最優先課題を合意することで、会社全体が同じ方向を向いてプロジェクトを進めることができます。

STEP4：業務フロー図・社内ツールマップの作成

最優先課題となっている業務をより詳細に分析するため、業務フロー図や社内ツールマップといった目に見える形に落とし込みます。

作成時のポイントは、誰が見ても分かるように記述することです。

特定の人だけが理解できるものではなく、複数人の目でチェックし、人的ミスや作業の無理・無駄、現場の不平不満などを追記していくことで、ITツールで解決すべき末端の課題が明確になります。

STEP5：計画策定（タスク分解と担当者の割り当て）

STEP4で明確になった末端の課題を、どのように解消していくかの具体的な計画を立てます。

このITツール導入の計画立案方法では、改善後の業務フロー図を作成するために必要なタスクをすべて洗い出し、担当者とスケジュールを割り当てていきます。

計画を立てる際は、タスクを1週間以内に完了できるよう細分化すること、そして担当者が異なるタスクは分割することが、遅延を防ぎ、適切な進捗管理を行うためのポイントです。

STEP6：計画実行（定期的な進捗会議）

策定した計画に沿ってプロジェクトを実行していきます。

このフェーズで最も重要なのは、定期的に進捗会議を行うことです。

会議では各タスクの進捗状況を担当者に確認し、遅延の予兆を早期に発見します。

予兆の段階でリーダーが適切な指示を出すことで、計画の遅れを未然に防ぐことが可能になります。

この進め方の注意点を守らなければ、スケジュールは意味をなさなくなります。

STEP7：効果検証・成果報告（QCDでの評価）

プロジェクト完了後、STEP2で設定した目標がどの程度達成されたかを評価します。

評価には、Q（品質）、C（コスト）、D（納期）の3つの観点を用いることで、抜け漏れなく全体像を正しく評価できます。

この効果測定方法を通じて、達成できた目標の成功要因を分析し、社内のノウハウとして蓄積することが重要です。

未達成だった目標も、その要因を分析し、次の改善活動に活かしていきます。

ITツール導入成功のための「7つのステップ」を順を追って紹介します。

途中でステップを省略してしまうと、思わぬ失敗や手戻りの原因となりますのでご注意ください。

Q&A

ITツール導入で一番ありがちな失敗は何ですか？

業務内容に合わないツールを選んでしまうことや、使い方が定着せず現場で放置されてしまうことです。

目標設定で気をつけるポイントは？

数値で測れる定量目標と、業務の変化を示す定性目標を両方設定することが大切です。

計画実行で注意すべき点は？

進捗会議を定期的に行い、遅れや課題を早めに発見・対応することが重要です。

ITツール導入を成功させる方法のまとめ

本記事で紹介した7つのステップを実践することで、ITツールの導入を成功させ、社内の業務効率化やDXを着実に推進できます。

実際に、このアプローチを用いることで、年間1,000万円のコストカットや作業時間50%削減といった成功事例も生まれています。

ITツール導入は、単にツールを導入して終わりではありません。

導入後のフォロー体制も重要であり、伴走型の支援を受けることで、ITに不慣れな企業でも再現性高く成果を出すことが可能です。

この動画で解説したステップを基に、皆様の会社が少しでも改善され、DXが進むことを願っています。

興味のある方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください👇